Wybór formy opodatkowania

Cała sztuka polega na tym, by wybrać najbardziej opłacalną formę opodatkowania, czyli taką, która umożliwi płacenie najniższego możliwego podatku (pozostając w zgodzie z obowiązującym prawem). W zakresie podatku dochodowego wyróżnia się obecnie 3 formy opodatkowania: ryczał, zasady ogólne i podatek liniowy (od roku 2022 opodatkowanie w formie karty podatkowej nie jest już dostępne dla nowych firm).

Do tego dochodzi podatek VAT i decyzja czy chcemy być czynnymi płatnikami VAT, czy będziemy płatnikiem zwolnionym z VAT (oczywiście jeżeli tylko w naszym przypadku pozwolą na to przepisy). Tekst poświęcony opodatkowaniu VAT znajdziesz tutaj. W niniejszym artykule skupiam się wyłącznie na podatku dochodowym.

Formy opodatkowania w zakresie podatku dochodowego

Ryczałt

W przypadku ryczałtu wielkość podatku dochodowy zależy wyłącznie od wysokości i źródła przychodu. Jedynymi dopuszczalnymi odliczeniami, które pomniejszają podstawę opodatkowania na ryczałcie są:

Składka na ubezpieczenie społeczne
50% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne
Wydatki na Internet do kwoty 760 zł rocznie

Przykład

Przedsiębiorca w roku 2025 uzyskał przychód w wysokości 150 tys. zł a wykonywane przez niego usługi budowlane wykonywane są z użyczonego materiału (w takim przypadku obowiązuje stawka ryczałtu 8,5%).

a) Z uwagi na to, że przychód mieści się w przedziale od 60 000 zł do 300 000 zł składka zdrowotna wyniesie 9% liczona względem 100% przeciętnego wynagrodzenia z IV kwartału roku ubiegłego (769,43 zł miesięcznie w roku 2025). W ciągu 12 miesięcy prowadzenia firmy składki zdrowotne wyniosą: 769,43 zł x 12 = 9 233,16 zł. Tym samym od podstawy opodatkowanie będziemy mogli odliczyć: 9 233,16 zł x 50% = 4 616,58 zł.

b) Składka na ubezpieczenie społeczne – przyjmujemy, że mamy do czynienia z nowym przedsiębiorcom. W takim wypadku przez 6 miesięcy może on korzystać ze zwolnienia ze składki na ubezpieczenie społeczne, a później płaci preferencyjną składkę, która w 2026 wyniesie 456,20 zł. Tym samym w 1 roku działalności składka na ubezpieczenie społeczne wyniesie: 456,20 zł x 6 miesięcy = 2 737,20 zł.

c) Przedsiębiorca wydał w ciągu roku 600,00 zł na Internet

Podatek wraz ze wskazanymi odliczeniami obliczamy w sposób następujący:

[150 000,00 zł – (4 616,58 zł + 2 737,20 zł + 600,00 zł)] x 8,5% = 12 073,93 zł

Stawka ryczałtu w zależności od źródła przychodu przedstawia się następująco:

Przychody osiągane w zakresie wolnych zawodów Wolny zawód oznacza działalność gospodarczą wykonywaną osobiście przez tłumaczy, adwokatów, notariuszy, radców prawnych, biegłych rewidentów, księgowych, agentów ubezpieczeniowych, agentów oferujących ubezpieczenia uzupełniające, brokerów reasekuracyjnych, brokerów ubezpieczeniowych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, maklerów papierów wartościowych, doradców inwestycyjnych, agentów firm inwestycyjnych oraz rzeczników patentowych.	17%
Przychody ze świadczenia usług związanych m.in. z reprodukcją komputerowych nośników informacji, pośrednictwo w sprzedaży motocykli oraz części i akcesoriów, pośrednictwo w sprzedaży hurtowej, przetwarzaniem danych, finansowych i ubezpieczeniowych, związanych z obsługą nieruchomości, prawnych, rachunkowo-księgowych i doradztwa podatkowego innego niż w ramach wolnego zawodu, usług reklamowych, fotograficznych, tłumaczeniowych, detektywistycznych, ochroniarskich, obsługi nieruchomości wykonywanych na zlecenie, polegających m.in. na utrzymaniu porządku w budynkach, kontroli systemów ogrzewania, wentylacji, klimatyzacji, wykonywaniu drobnych napraw, dezynfekcji i tępienia szkodników, centrów telefonicznych, związanych z organizowaniem kongresów, targów i wystaw, pomocą społeczną, niektórych usług kulturalnych i rozrywkowych oraz związanych ze sportem, rozrywką i rekreacją.	15%
Usługi w zakresie opieki zdrowotnej, architektonicznych i inżynierskich; usług badań i analiz technicznych oraz specjalistycznego projektowania.	14%
Działalność związana z wydawaniem pakietów gier komputerowych, z wyłączeniem publikowania gier komputerowych w trybie on-line, pakietów oprogramowania systemowego, użytkowego oraz oprogramowania komputerowego pobieranego z Internetu, z wyłączeniem pobierania oprogramowania w trybie on-line. Działalność związana z doradztwem w zakresie sprzętu komputerowego, związanych z oprogramowaniem objętych grupowaniem „Oryginały oprogramowania komputerowego”, związanych z doradztwem w zakresie oprogramowania, w zakresie instalowania oprogramowania oraz związanych z zarządzaniem siecią i systemami informatycznymi, programiści.	12%
Działalność w postaci najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz innych umów o podobnym charakterze, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą. Przychody z tytułu świadczenia usług związanych z zakwaterowaniem, usług wynajmu i obsługi nieruchomości własnych lub dzierżawionych, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych, przychody z tytułu wynajmu i dzierżawy pojazdów, kontenerów i własności intelektualnej.	8,5% przychodów do kwoty 100 000 zł oraz 12,5% przychodów od nadwyżki ponad kwotę 100 000 zł
Przychody z działalności usługowej, w tym przychody z działalności gastronomicznej w zakresie sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%. Usług związanych ze zwalczaniem pożarów i zapobieganiem pożarom, usług w zakresie edukacji, działalnością bibliotek, archiwów, muzeów oraz pozostałych usług w zakresie kultury. Przychody z działalności polegającej na wytwarzaniu przedmiotów (wyrobów) z materiału powierzonego przez zamawiającego (np. usługi budowlane z powierzonego materiału). Prowizja uzyskana przez komisanta ze sprzedaży na podstawie umowy komisu. Prowizja uzyskana przez kolportera prasy na podstawie umowy o kolportaż prasy.	8,5%
Przychody z działalności wytwórczej np. robót budowlanych z własnego materiału. Prowizja uzyskana z działalności handlowej w zakresie sprzedaży jednorazowych biletów komunikacji miejskiej, znaczków do biletów miesięcznych, znaczków pocztowych, żetonów i kart magnetycznych do automatów.	5,5%
Przychód z działalności handlowej lub gastronomicznej (z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%). Przychód z odpłatnego zbycia ruchomych składników majątku wykorzystywanych w pozarolniczej działalności gospodarczej.	3%
Przychody ze sprzedaży przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych, z wyjątkiem przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych uzyskanych w ramach prowadzonych działów specjalnych produkcji rolnej oraz produktów opodatkowanych podatkiem akcyzowym na podstawie odrębnych przepisów.	2%

W przypadku profilu firmy obejmującego więcej zakresów działalności np. zarówno handel detaliczny i tłumaczenia, należy wykorzystać obydwie stawki (15% i 3%) – obliczając odrębnie podatek dla przychodu z każdego źródła.

Podstawą opodatkowania są całościowe obroty przedsiębiorstwa, pomniejszone od zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne właściciela firmy oraz 50% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Uwaga! Niektóre rodzaje działalności nie mogą korzystać z opodatkowania w firmie ryczałtu. Zakaz dotyczy m.in. lombardów, aptek, handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych, kupna i sprzedaży wartości dewizowych oraz wytwarzania wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym. Ponadto nie można korzystać z opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, jeśli rozpoczyna się prowadzenie działalności, w ramach której dochodzi do sprzedaży towarów lub usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy.

Ryczałt – wady i zalety tego rozwiązania

Podstawową zaletą tego rozwiązania jest uproszczona księgowość oraz możliwość płacenia niższych podatków o ile całościowe koszty prowadzenia firmy (wliczając czynsze, wynagrodzenia, zakup towarów, media etc.) są względnie niskie (nie przekraczają 40-50% uzyskiwanych przez firmę obrotów). Oczywiście od tej reguły są pewne wyjątki i najlepiej przeliczyć sobie wszystko w rachunku zysków i strat.

Wadą ryczałtu jest to, że podatek dochodowy naliczamy względem obrotów firmy, a nie zysku. Ryczałt nie pozwala też skorzystanie z kwoty wolnej od podatku (w roku 2026 jest to 30 000,00 zł/rok). Tym samym w większości przypadków jest to mniej opłacalne rozwiązanie niż Zasady Ogólne (przynajmniej w granicach I progu podatkowego).

Podatek liniowy i zasady ogólne

W tym przypadku podatek dochodowy naliczany jest od zysku, a więc przychodu, pomniejszonego o wszystkie udokumentowane koszty prowadzenia działalności. Stawka podatku liniowego wynosi 19% bez względu na wielkość zysku. Jest to podstawowa różnica pomiędzy podatkiem liniowym, a podatkiem rozliczanym wg zasad ogólnych. Podatek liniowy będzie opłacalny głównie dla tych przedsiębiorców, dla których zysk z działalności przekracza 150.000,00 zł/rok. W przypadku zasad ogólnych wg. skali – podatek dochodowy wynosi 12% dla zysku, który mieści się w limicie 120.000,00 zł/rok i dodatkowo 32% liczone od kwoty powyżej tego limitu.

Uwaga! Zasady ogólne pozwalają uwzględnić w rozliczeniu podatkowym kwotę wolną od podatku. Obecnie kwota wolna od podatku wynosi 30.000,00 zł. Kwota wolna od podatku obniża podstawę opodatkowania. Jeżeli np. w rachunku zysku i strat uzyskaliśmy prognozowany zysk na poziomie 80 000,00 zł, to wedle zasad ogólnych podatek dochodowy wyniesie: (80.000,00 zł – 30.000,00 zł) x 12% = 6.000,00 zł.

Obecnie w większości rodzajów działalności zasady ogólne są bardziej opłacalne niż ryczałt. Wynika to z tego, że 1 próg podatkowy jest względnie niski a podstawę opodatkowania stanowi przychód pomniejszony o koszty. Na ryczałcie podstawa opodatkowania są całościowe obroty firmy.

Przykład

Firma X uzyskała przychód w wysokości 150 000,00 zł. Jednocześnie prowadzenie firmy wiązało się z wydatkami na poziomie 60 000,00 zł (ZUS, materiały, abonamenty, paliwo itp.).

a) Opcja 1 – ryczałt

Podatek dochodowy (wraz z odliczeniami o których pisałem wcześniej) wyniesie:

[150 000,00 zł – (4 616,58 zł + 2 737,20 zł + 600,00 zł)] x 8,5% = 12 073,93 zł

b) Opcja 2 – zasady ogólne

Podatek dochodowy wyniesie:

(150 000,00 zł – 60 000,00 zł kosztów – 30 000,00 zł kwoty wolnej) x 12% = 7 200,00 zł

Podatek dochodowy a składka na ubezpieczenie zdrowotne

Obliczając podatek dochodowy na potrzeby rachunku zysków i strat (zwykle taka tabela pojawia się w biznes planie i prezentuje szacunkowe przychody, koszty i zysk z działalności w perspektywie pierwszych 12 miesięcy) – należy pamiętać, że składkę ZUS przedsiębiorcy tworzą dwa odrębne ubezpieczenia, tj. składka na ubezpieczenie społeczne i składka na ubezpieczenie zdrowotne. Ubezpieczenie społeczne może być traktowane jako koszt działalności. W przypadku ubezpieczenia zdrowotnego, podejście zależy od wybranej formy opodatkowania.

Ryczałt – od podstawy opodatkowania można odjąć 50% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne
Podatek liniowy i zasady ogólne – składki zdrowotnej nie można odliczyć od podstawy opodatkowania

Podsumowanie

Jak wybrać najbardziej opłacalną formę opodatkowania? Jak już wspominałem najlepszym sposobem, jest obliczenie podatku dochodowego w kilku różnych wariantach. Aby nasz biznes plan był bardziej przekonujący, warto napisać uzasadnienie dla podjętej decyzji. Oczywiście nie zawsze to, co znajduje się w dokumentach – odpowiada późniejszej rzeczywistości. Nie sposób bowiem ze 100% pewnością przewidzieć faktycznego, dokładnego przychodu i kosztów w prowadzonej działalności. Na szczęście każdy przedsiębiorca ma możliwość zmiany wybranej formy opodatkowania na początku nowego roku kalendarzowego. Tym samym decyzję względem podatku dochodowego można zmieniać wielokrotnie.