Jak zaplanować wydatki z dotacji?

wydatki z PUP

Wniosek do PUP wymaga, abyśmy wskazali wydatki, które chcemy przeprowadzić w oparciu o dotacje. Zwykle ta część zostaje określona jako „kalkulacja kosztów związanych z podjęciem działalności„ lub „planowane koszty podjęcia działalności gospodarczej”. Ma postać tabeli, w której wyszczególniamy wszystkie koszty, które musimy ponieść w celu uruchomieniem firmy. Chodzi tu o wydatki finansowane z dotacji, środków własnych oraz ewentualnych kredytów/pożyczek (chyba, że instrukcja w danym wniosku wyraźnie nakazuje, że mamy ograniczyć się jedynie do wydatków ze środków dotacji). Po uzyskaniu przez nas dotacji – Urząd Pracy według tej tabeli będzie rozliczał wnioskodawcę ze sposobu wykorzystania otrzymanego dofinansowania. 

Należy pamiętać, że plan wydatków musi być zgodny z wytycznymi danego PUP w zakresie rozdysponowania środków dotacjiLista planowanych wydatków powinna być możliwie precyzyjna, tj. powinniśmy wskazywać konkretne przedmioty i unikać sformułowań ogólnych. Jeżeli np. chcielibyśmy zakupić meble biurowe, to powinniśmy wskazać konkretne egzemplarze np. zakup biurka 1 szt., zakup fotela biurowego 1 szt. zakup szafki na segregatory 2 szt. itd. Jeżeli chcielibyśmy zakupić towar – powinniśmy doprecyzować jaki to będzie towar i w jakiej ilości.

Przykład:

rodzaj wydatku termin zakupu całkowita wartość zakupu źródło finansowania w tym udział środków dotacji
biurko Executive 02.2023 r. 600,00 zł dotacja 450,00 zł
towar handlowy – koszulka męska z nadrukiem 20 szt. 02.2023 r. 500,00 zł dotacja i środki własne 200,00 zł
ulotki reklamowe A4, dwustronne, kolor, 1000 szt. 02.2023 r. 200,00 zł środki własne 0,00 zł

Należy pamiętać, że wszystkie podane kwoty muszą być kwotami brutto, bez względu na to, czy będziemy płatnikiem VAT, czy podatnikiem korzystającym z podmiotowego zwolnienia. Suma wszystkich wydatków z dotacji musi się zgadzać z kwotą dotacji, o którą wnioskujemy. Jeżeli więc wnioskujemy o dotacje z PUP w wysokości np. 40 000,00 zł, to suma wszystkich wydatków wskazanych w tabeli musi wynosić dokładnie 40 000,00 zł. Oczywiście istnieje możliwość zakupu finansowanego jednocześnie ze środków własnych i z dotacji np. planujemy zakupić drukarkę 3D w cenie 25 000,00 zł, z czego 16 000,00 zł zostanie pokryte z dotacji, a 9 000,00 zł ze środków własnych. W takim przypadku PUP rozlicza jedynie wspomniane 16 000,00 zł  pochodzące z dotacji. 

Przedstawiony plan wydatków musi być spójny z całością biznes planu. Jeżeli np. w planie marketingowym wskazaliśmy takie elementy jak szyld reklamowy, stworzenie strony internetowej itp. to wydatki związane z zakupem szyldu i stworzeniem strony – również powinny również pojawić się w kalkulacji kosztów podjęcia działalności.

Oczywiście zdarza się, że ceny poszczególnych usług lub produktów ulegają zmianie i po rozpatrzeniu wniosku nie jesteśmy w stanie wykonać danego wydatku dokładnie w tej cenie w jakiej był planowany. Przy szybko zmieniających się cenach jest to dość powszechna sytuacja i zwykle możemy liczyć  na pewną wyrozumiałość ze strony urzędników. Zakupy w cenach +/-  5% w stosunku do cen podanych w planie inwestycyjnym nie stanowią problemu, o ile nie łamią one innych wytycznych PUP. Jeżeli np. regulamin dotacji stanowi, że na zakup towaru można przeznaczyć maksymalnie 50% dofinansowania, a cena przedmiotów wzrosła, to bezwzględnie musimy się zmieścić w tych 50% (kupując mniejszą ilość towaru lub dokładając środki własne).

Dokonując zakupów z dotacji, środki finansowe możemy wydać tylko na to co zostało wyszczególnione w kalkulacji kosztów związanych z podjęciem działalności. Jeżeli chcielibyśmy wprowadzić większe zmiany (coś dodać lub usunąć z listy) to wymagana jest uprzednia zgoda ze strony Urzędu Pracy.

W kalkulacji kosztów związanych z podjęciem działalności pomijamy wydatki, które będziemy pokrywać w oparciu o zysk generowany w ramach działalności np. w przypadku sklepu stacjonarnego, rozsądnie będzie wpisać koszt najmu lokalu w pierwszym miesiącu działalności, gdyż lokal musimy wynająć by móc prowadzić sprzedaż. Możemy jednak założyć, że w kolejnych miesiącach wydatek będzie pokrywany w ramach uzyskanego zysku. Z tego względu dobrze umieścić w tabeli pozycję: środki na utrzymanie płynności finansowej w pierwszym miesiącu działalności, gdzie można łącznie uwzględnić wszystkie tego typu wydatki. Ta pozycja nie może być jednak finansowana w oparciu o kwotę dotacji. Wyjątkiem od tej reguły jest koszt najmu lokalu w przypadku, gdy dany Urząd Pracy w ustalonych przez siebie kryteriach udzielania dotacji pozwala przeznaczyć cześć dofinansowania na wynajem w pierwszym miesiącu prowadzenia firmy. Tego typu informacje znajdziemy w regulaminie udzielania dotacji obowiązującym w danym PUP. 

W obrębie wniosku i biznes planu powinno znaleźć się dodatkowe uzasadnienie planowanych wydatków. Chodzi o to, aby uzasadnić konieczność zakupu danego przedmiotu. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których planujemy zakup specjalistycznego sprzętu, którego zastosowanie może być dla osoby oceniającej wniosek niezrozumiałe. 

Przykład:

Zakup wiertarki w przypadku firmy remontowo-budowlanej można skwitować określeniem – „narzędzie niezbędne do wykonywania usług budowlanych” Jeżeli jednak chcemy uruchomić biuro nieruchomości i kupić z dotacji np. drona wyposażonego w kamerę HD – należało by ten wydatek dokładnie wyjaśnić np. „będzie on wykorzystywany do wykonywania zdjęć i materiałów filmowych, celem uatrakcyjnienia prezentacji większych nieruchomości przez dodatkowy materiał filmowy zawierający ujęcia z powietrza”.

Należy pamiętać, że każdy Urząd Pracy ma inne szczegółowe zasady przeznaczenia dotacji i zakupy, które będą dozwolone w jednym PUP, w innym mogą być wykluczone. Dla przykładu:

a) Grodzki Urząd Pracy w Krakowie w roku 2023 umożliwia zakup z dotacji samochodu, o ile pozostaje on w bezpośrednim związku z profilem zamierzonej działalności gospodarczej (np. nauka jazdy, food truck itp.). Jednocześnie GUP Kraków nie udziela dotacji na działalność taksówkarską.

b) Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach w 2023 roku umożliwia zakup z dotacji samochodu, pod warunkiem, że planuje się działlaności taksówkarską. W takiej sytuacji na zakup auta można przeznaczyć 50% wnioskowanej dotacji.

c) Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku w roku 2023 umożliwia zakup z dotacji wyłącznie samochodów z jednym rzędem siedzeń plus przestrzeń ładunkowa, oraz samochodów mających więcej niż jeden rząd siedzeń pod warunkiem, że część przeznaczona do przewozu ładunków jest dłuższa od części osobowej, oraz samochodów przeznaczonych do działalności polegającej na nauce jazdy.

d) PUP Jastrzębie-Zdrój – w roku 2023 nie dopuszcza się zakupu ze środków dotacji jakichkolwiek samochodów. 

Jak widać w zakresie wydatkowania dotacji PUP nie ma łatwych odpowiedzi. Z tego też względu dzwonienie w tej sprawie na ogólnopolską infolinię Urzędów Pracy mija się z celem, gdyż osoby obsługujące infolinię nie znają specyfiki poszczególnych placówek. Najlepiej budować plan wydatków w oparciu o regulamin publikowany przez dany PUP lub dzwonić bezpośrednio do swojego Urzędu Pracy. 

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu biznesplanu o dotacje? Skorzystaj z gotowych wzorów: