Jak zaplanować wydatki z dotacji?

wydatki z PUP

Wszystkie wydatki które chcemy przeprowadzić w oparciu o środki pochodzące z dotacji, należy wskazać w przeznaczonej do tego części wniosku. Zwykle taki akapit zostaje określany jako „kalkulacja kosztów związanych z podjęciem działalności„ lub „planowane koszty podjęcia działalności gospodarczej”. Ma postać tabeli w której wyszczególniamy koszty związane z podjęciem działalności (a więc wydatki finansowane z dotacji, środków własnych, oraz ewentualnych kredytów/pożyczek, chyba, że instrukcja we wniosku nakazuje nam ograniczyć się jedynie do wydatków ze środków dotacji). Po uzyskaniu dotacji, Urząd Pracy według tej tabeli rozlicza wnioskodawcę ze sposobu wykorzystania otrzymanych środków finansowych. 

Należy pamiętać, iż plan wydatków musi być zgodny z wytycznymi danego PUP w zakresie rozdysponowania środków dotacjiLista wydatków powinna być możliwie precyzyjna, tj. powinniśmy wskazywać konkretne przedmioty i unikać sformułowań ogólnych. Jeżeli np. chcielibyśmy zakupić meble biurowe – powinniśmy wskazać jakie konkretnie będą to meble biurowe. Jeżeli chcielibyśmy zakupić towar – powinniśmy doprecyzować jaki to będzie towar i w jakiej ilości.

Przykład:

rodzaj wydatku termin zakupu całkowita wartość zakupu źródło finansowania w tym udział środków dotacji
biurko Executive 1-10.II.2019 r. 350,00 zł dotacja 350,00 zł
towar handlowy – koszulka męska z nadrukiem 20 szt. 1-10.II.2019 r. 300,00 zł dotacja i środki własne 200,00 zł
ulotki reklamowe A4, dwustronne, kolor, 1000 szt. 1-10.II.2019 r. 150,00 zł środki własne 0,00 zł

Należy pamiętać, iż wszystkie podane kwoty muszą być kwotami brutto, bez względu na to, czy jesteśmy płatnikiem VAT, czy podatnikiem korzystającym z podmiotowego zwolnienia VAT. Suma wszystkich wydatków z dotacji musi się zgadzać z kwotą dotacji o którą wnioskujemy. Jeżeli więc wnioskujemy o dotacje z PUP w wysokości np. 26 000,00 zł, to suma wszystkich wydatków wskazanych w tabeli musi wynosić dokładnie 26 000,00 zł. Oczywiście istnieje możliwość zakupu finansowanego jednocześnie ze środków własnych i z dotacji. Np. planujemy zakupić drukarkę 3D w cenie 25 000,00 zł, z czego 16 000,00 zł zostanie pokryte z dotacji a 9 000,00 zł ze środków własnych. W takim przypadku PUP rolnicza jedynie wspomniane 16 000,00 zł  pochodzące z dotacji. 

Przedstawiony plan wydatków musi być spójny z całością biznes planu. Jeżeli np. w planie reklamowym wskazaliśmy takie elementy jak szyld reklamowy, stworzenie strony internetowej itp. – to wydatki związane z zakupem szyldu i stworzeniem strony, powinny również pojawić się w kalkulacji kosztów podjęcia działalności.

Oczywiście zdarza się, iż ceny poszczególnych usług, lub produktów ulegają zmianie i po rozpatrzeniu wniosku nie jesteśmy w stanie wykonać danego wydatku dokładnie w tej cenie w jakiej był planowany. Jest to powszechna sytuacja i możemy tu liczyć na pewną wyrozumiałość ze strony urzędników. Zakupy w cenach +/-  5% w stosunku do cen podanych w planie inwestycyjnym, nie stanowią problemu o ile nie łamią one innych wytycznych PUP. Jeżeli np. regulamin dotacji stanowi, że na zakup towaru można przeznaczyć maksymalnie 50% dofinansowania, a cena przedmiotów wzrosła, to bezwzględnie musimy się zmieścić w tych 50% (kupując mniejszą ilość towaru, lub dokładając środki własne).

Dokonując zakupów ze środków dotacji, możemy wydać pieniądze tylko na to co zostało wyszczególnione w kalkulacji kosztów związanych z podjęciem działalności. Jeżeli chcielibyśmy wprowadzić większe zmiany (coś dodać lub usunąć z listy) – wymagana jest uprzednia zgoda ze strony Urzędu Pracy.

W kalkulacja kosztów związanych z podjęciem działalności pomijamy wydatki, które będziemy pokrywać w oparciu o zysk generowany w ramach działalności. Np. w przypadku sklepu stacjonarnego, rozsądnie będzie wpisać koszt najmu lokalu w 1 miesiącu działalności, gdyż lokal musimy wynająć by móc prowadzić sprzedaż. Możemy jednak założyć, iż w kolejnych miesiącach wydatek będzie pokrywany w ramach uzyskanego zysku. Z tego względu dobrze umieścić w tabeli pozycję: środki na utrzymanie płynności finansowej w 1 miesiącu działalności – gdzie można łącznie uwzględnić wszystkie tego typu wydatki. Ta pozycja nie może być jednak finansowana w oparciu o kwotę dotacji . Wyjątek może stanowić koszt najmu lokalu – niektóre Urzędy Pracy pozwalają bowiem przeznaczyć cześć dofinansowania na wynajem w 1 miesiącu prowadzenia firmy. Tego typu informacje znajdziemy w regulaminie dotacji obowiązującym w danym PUP. 

W obrębie wniosku i biznes planu powinno się znaleźć zwięzłe uzasadnienie planowanych wydatków. Chodzi o to aby uzasadnić konieczność zakupu danego przedmiotu. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których planujemy zakup specjalistycznego sprzętu, którego zastosowanie może być dla osoby oceniającej wniosek niezrozumiałe. 

Przykład:

Zakup wiertarki w przypadku firmy remontowo-budowlanej można skwitować określeniem – „narzędzie niezbędne do wykonywania usług budowlanych„ Jeżeli jednak chcemy uruchomić biuro nieruchomości i kupić z dotacji np. DRONA wyposażonego w kamerę HD – należało by ten wydatek dokładnie wyjaśnić. Np. „będzie on wykorzystywany do wykonywania zdjęć i materiałów filmowych, celem uatrakcyjnienia prezentacji większych nieruchomości przez dodatkowy materiał filmowy zawierający ujęcia z powietrza”

Zobacz także: