Wniosek o dotacje wymaga, wskazania wydatków, które chcemy przeprowadzić w oparciu o dotacje. Zwykle ta część wniosku zostaje określona jako „kalkulacja kosztów związanych z podjęciem działalności„ lub „planowane koszty podjęcia działalności gospodarczej”. Ma ona postać tabeli, w której wyszczególniamy zakupy, które musimy zrealizować w celu uruchomieniem firmy. Chodzi tu o wydatki finansowane z dotacji, środków własnych oraz ewentualnych kredytów/pożyczek (chyba, że instrukcja w danym wniosku wyraźnie nakazuje, że mamy ograniczyć się jedynie do wydatków ze środków dotacji). Po uzyskaniu dotacji – Urząd Pracy według tej tabeli będzie rozliczał wnioskodawcę ze sposobu wykorzystania otrzymanego dofinansowania.
Lista wydatków z dotacji
Należy pamiętać, że plan wydatków musi być zgodny z wytycznymi danego PUP w zakresie rozdysponowania środków dotacji. Lista planowanych wydatków powinna być możliwie precyzyjna, tj. powinniśmy wskazywać konkretne przedmioty i unikać sformułowań ogólnych. Jeżeli np. chcielibyśmy zakupić meble biurowe, to powinniśmy wyszczególnić konkretne elementy np. zakup biurka 1 szt., zakup fotela biurowego 1 szt. zakup szafki na segregatory 2 szt. itd. Jeżeli chcielibyśmy zakupić towar – powinniśmy doprecyzować jaki to będzie towar i w jakiej ilości.
Przykład:
Należy pamiętać, że wszystkie podane kwoty muszą być kwotami brutto, bez względu na to, czy będziemy płatnikiem VAT, czy podatnikiem korzystającym z podmiotowego zwolnienia. Suma wszystkich wydatków z dotacji musi się zgadzać z kwotą dotacji, o którą wnioskujemy. Jeżeli więc wnioskujemy o dotacje z PUP w wysokości np. 40 000,00 zł, to suma wszystkich wydatków wskazanych w tabeli musi wynosić dokładnie 40 000,00 zł.
Zwykle istnieje możliwość zakupu finansowanego jednocześnie ze środków własnych i z dotacji np. planujemy zakupić drukarkę 3D w cenie 25 000,00 zł, z czego 16 000,00 zł zostanie pokryte z dotacji, a 9 000,00 zł ze środków własnych. W takim przypadku PUP rozlicza jedynie wspomniane 16 000,00 zł pochodzące z dotacji.
Przedstawiony plan wydatków musi być spójny z całością biznes planu. Jeżeli np. wskazaliśmy w planie marketingowym wykorzystanie takich środków promocji jak szyld reklamowy, stworzenie strony internetowej itp. – to wydatki związane z zakupem szyldu i stworzeniem strony również powinny pojawić się w kalkulacji kosztów podjęcia działalności.
Co w przypadku zmiany cen?
Zdarza się, że ceny poszczególnych usług lub produktów ulegają zmianie i po rozpatrzeniu wniosku nie jesteśmy w stanie wykonać danego zakupu w takiej cenie – w jakiej był planowany. Jest to dość powszechna sytuacja i zwykle możemy liczyć na pewną wyrozumiałość ze strony urzędników. Zakupy w cenach +/- 5% w stosunku do cen podanych w planie inwestycyjnym nie stanowią problemu, o ile nie łamią one innych wytycznych PUP. Jeżeli np. regulamin dotacji stanowi, że na zakup towaru można przeznaczyć maksymalnie 50% dofinansowania, a cena przedmiotów wzrosła, to bezwzględnie musimy się zmieścić w tych 50% (kupując np. mniejszą ilość towaru lub dokładając środki własne).
Jeżeli ceny spadły i po wykonaniu zakupów zostały nam jeszcze środki finansowe pochodzące z dotacji, to możemy zwrócić się do PUP z prośbą o przeprowadzenie dodatkowych zakupów. Takie dodatkowe zakupy zawsze powinny być jednak uzgodnione z pracownikami Urzędu Pracy.
Czy w planie inwestycyjnym uwzględniać bieżące koszty działalności?
W kalkulacji kosztów związanych z podjęciem działalności pomijamy wydatki, które będziemy pokrywać w oparciu o zysk generowany w ramach działalności np. w przypadku sklepu stacjonarnego, rozsądnie będzie wpisać koszt najmu lokalu w pierwszym miesiącu działalności, gdyż lokal musimy wynająć by móc prowadzić sprzedaż. Możemy jednak założyć, że w kolejnych miesiącach wydatek będzie pokrywany w ramach uzyskanego zysku. Z tego względu dobrze umieścić w tabeli pozycję: środki na utrzymanie płynności finansowej w pierwszym miesiącu działalności, gdzie można łącznie uwzględnić wszystkie tego typu wydatki. Ta pozycja nie może być jednak finansowana w oparciu o kwotę dotacji. Wyjątkiem od tej reguły jest koszt najmu lokalu w przypadku, gdy dany Urząd Pracy w ustalonych przez siebie kryteriach udzielania dotacji pozwoli przeznaczyć cześć dofinansowania na wynajem w pierwszym miesiącu prowadzenia firmy. Tego typu informacje znajdziemy w regulaminie udzielania dotacji obowiązującym w danym PUP.
Uzasadnienie wydatków z dotacji
W obrębie wniosku i biznes planu powinno znaleźć się uzasadnienie planowanych wydatków. Chodzi o to, aby wyjaśniać konieczność i niezbędność danego zakupu. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których planujemy zakup specjalistycznego sprzętu, którego zastosowanie może być dla osoby oceniającej wniosek niejasne.
Przykład:
| Zakup wiertarki w przypadku firmy remontowo-budowlanej można skwitować określeniem – „narzędzie niezbędne do wykonywania usług budowlanych” Jeżeli jednak chcemy uruchomić biuro nieruchomości i kupić z dotacji np. drona wyposażonego w kamerę HD – należało by ten wydatek dokładnie wyjaśnić np. „będzie on wykorzystywany do wykonywania zdjęć i materiałów filmowych, celem uatrakcyjnienia prezentacji większych nieruchomości przez dodatkowy materiał filmowy zawierający ujęcia z powietrza”. |
Każdy Urząd Pracy ma inne zasady
Należy pamiętać, że każdy Urząd Pracy ma inne szczegółowe zasady przeznaczenia dotacji i zakupy, które będą dozwolone w jednym PUP, w innym mogą być wykluczone. Dla przykładu:
a) Grodzki Urząd Pracy w Krakowie w roku 2024 umożliwia zakup z dotacji samochodu, o ile pozostaje on w bezpośrednim związku z profilem zamierzonej działalności gospodarczej (np. nauka jazdy, food truck itp.). Jednocześnie GUP Kraków nie udziela dotacji na działalność taksówkarską.
b) Powiatowy Urząd Pracy w Katowicach w 2024 roku umożliwia zakup z dotacji samochodu, pod warunkiem, że planuje się działlaności taksówkarską. W takiej sytuacji na zakup auta można przeznaczyć 50% wnioskowanej dotacji.
c) Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku w roku 2024 umożliwia zakup z dotacji wyłącznie samochodów z jednym rzędem siedzeń plus przestrzeń ładunkowa, oraz samochodów mających więcej niż jeden rząd siedzeń pod warunkiem, że część przeznaczona do przewozu ładunków jest dłuższa od części osobowej, oraz samochodów przeznaczonych do działalności polegającej na nauce jazdy.
d) PUP Jastrzębie-Zdrój – nie dopuszcza się zakupu ze środków dotacji jakichkolwiek samochodów.
Podsumowanie
Jak widać w zakresie wydatkowania dotacji PUP nie ma łatwych odpowiedzi. Z tego też względu dzwonienie w tej sprawie na ogólnopolską infolinię Urzędów Pracy mija się z celem, gdyż osoby obsługujące infolinię nie znają specyfiki poszczególnych placówek. Najlepiej budować plan wydatków w oparciu o regulamin publikowany przez dany PUP lub dzwonić bezpośrednio do swojego Urzędu Pracy.
Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu biznesplanu o dotacje?
